成就新的管理——重庆麦克医药股份有限公司信息化建设纪实

　　整顿市场、规范管理是药品行业当前工作的重点。国家为此出台了一系列指导、监督药品经营质量管理的政策和法规。如：《药品经营质量管理规范》、《药品经营质量管理规范实施细则》和《药品经营质量管理规范（GSP）认证管理办法》等。同时，国家药品监督管理局还明确规定：凡在2004年年底前，不能按规定按时完成GSP改造，或未通过GSP认证的医药经营企业，将根据《药品管理法》的有关规定，取消其药品经营资格。

据有关数据统计，截至2003年年初，通过GSP认证的药品经营企业仅为总数的10％。如此低的通过率据说都是因为企业在药品购进、储藏、养护、销售的全过程方面缺乏有效的监控和系统的管理，很难达到GSP认证所要求的 "三个一切"的标准，即：一切行为有标准，一切行为有记录，一切行为可追溯。

这次认证对国内医药市场及药品经营企业来说，无疑是一次大的"清洗"。凡是药品质量管理不规范的企业，如果不能在限期内整改管理流程、提升管理水平，都将被淘汰出局。

然而，同样是药品经营企业，同样是GSP认证，重庆麦克医药股份有限公司却只用了两个月就通过了认证。每当有人问起此事，重庆麦克医药股份有限公司总经理刘汉书总是说：我就相信，只要我们的信息化做得好，过GSP认证这一关一定没问题。

而事实也正如X总所言，是信息化令麦克医药轻松通过了GSP认证；更重要的是，麦克医药通过实施信息化战略造就了一个更高、更新的管理平台，使企业的经营管理从此迈上了一个新的台阶。

一段弯路

说起麦克医药的信息化，这中间也有着一段曲折的经历。

早在2001年，麦克医药就曾经与重庆市的一家软件公司进行合作，实施信息化工程。当时，医药行业正处在体制改革不断深化的阶段，"医药分家"使药品营销不再成为医院的附庸，药品流通行业也因为药品的特殊性，成为独立于普通商品的特殊分支。

但随着医药连锁经营的推行以及日趋激烈的商业角逐，越来越多的医药经营企业意识到提高企业管理水平的重要性,也迫切要求加快管理信息化的进程。而此时，麦克医药也同样面临着这种压力。

几年的连锁经营，使得麦克医药的业务迅速扩大，财务往来量日益增加，库存商品种类和数量越来越大。这一切都要求企业尽快提高系统的业务吞吐能力，加速业务数据和信息传递，使供应链流程更加顺畅。另一方面，随着公司业务的不断扩大，如何通过系统的自动分检和识别，最大限度地降低企业的采购风险、库存风险、储运风险、销售风险以及决策风险，尽可能地减少人为处理不当所带来的损失，也是麦克医药亟待解决的问题。

经过慎重考虑，麦克医药决定为企业上ERP，希望通过ERP来提升企业的管理水平和业务运作效率。很快，麦克医药就与重庆当地的一家软件公司开始合作，并根据医药行业商品的特殊性，制定了一套相应的解决方案。其中包括采购管理、销售管理、库房管理、财务管理、人事管理等。

系统进入正式阶段后起到了一定的效果。但麦克医药渐渐发现，该系统存在着很多不足，难以真正提升企业的管理和运行效率。如：各功能模块之间相对独立，信息传递不畅；系统的信息交互功能一对一，每次与客户进行信息沟通只能一个一个来，而此时其他经销商要想向公司传递信息就必须等待；由此，招来不少抱怨，还耽误事。

更麻烦的是，由于药品的特殊性决定了一种药品往往会有多个名称：如药品名、商品名、化学名等。而系统的识别功能一种药品只有一个名称。在实际操作中，操作人员所输入的名称一旦与电脑中记录的名称不符，电脑将无法显示。这就导致了工作中经常出现库房中明明有货，而系统却找不到的情况发生。

还有一个问题就是系统无法实现实时数据，只能是一周或是一天统计一次。而对麦克医药来说，每天都有大量的药品进进出出，随时都可能出现缺货、调货的情况。没有实时数据就无法及时预防和处理这些问题，这对企业的正常、高效运行无疑是一种严重的阻碍。

面对这些问题，麦克医药意识到要想做好信息化并不是一件简单的事；也不是随便一家软件公司都能做得好的。看来还要找技术更专业、更懂医药行业，软件开发和实施能力更强的公司才行。尽管走了一段弯路，但麦克医药做信息化的决心却更坚定了。

软件要看现成的

经过一段时间的调研，用友公司进入了麦克医药的视线。一方面用友是国内最大的软件品牌，近年来成功地实施了很多ERP项目，其中不乏医药行业的企业，对医药行业的理解比较到位。另一方面用友的项目咨询、实施以及售后服务的能力比较强，而且在重庆设有分公司，项目实施起来比较方便；而且，麦克医药的销售终端遍布全国，只有象用友这样服务网络遍布全国的企业，才能够真正提供有效的服务支持。此外，麦克医药还考虑到更深一层，那就是用友的产品在不断升级；如果与他合作，企业今后的管理就可以随着软件的升级而得到不断地升级、优化。这无疑是一件事半功倍的事。

由于在前面的项目中已经有了一些经验，因此，这次谈判麦克医药的目的更加明确。双方首次见面，麦克医药的老总们就开门见山地提出了自己的需求：能不能让系统的信息传输更畅通？能不能实现实时数据在线？如何解决"一品多名"的问题‥‥‥一连串的质疑是那么具体，又是那么实实在在，这让用友的业务人员明显感到很吃惊。看来，老总们不仅对信息化需求很明确，而且理解也有相当的深度。同时，麦克医药还提出：有没有现成的软件，我们要看现成的软件演示。

看来，不拿出点真功夫显然是过不了关的。几天后，用友重庆分公司的售前咨询师带着精心准备的资料再次来到麦克医药。针对麦克医药提出的疑问，咨询师边分析、边演示、边讲解、边答疑，从一点半到六点，原本计划一个小时完成的DEMO，却足足进行了四个多小时。麦克医药的老总们眼睛亮了，心里的石头放下了。用友公司的咨询师不仅解答了他们的所有疑问，而且，还就药品的期效管理、过程记录、批号跟踪、全程监控等GSP认证的关键点问题提出了财务业务一体化的ERP解决方案。

U850现身

双方的合作很快确立，并共同成立了项目组。用友重庆分公司派出了经验丰富的工程师，对麦克医药的财务管理和物流管理状况进行了为期5天的需求调研，明确了包括采购、销售、库房、库存、应收、应付、总账、报表、GSP、代管代销等十三项有效需求。

就采购而言，主要的问题是如何根据市场价格的变动形成有效的比价采购和限价采购机制。在采购过程中需要审核的品种、规格、数量、单价及供货单位等信息如何保证。另外，货到后供应商能否即时开具发票，一般能事先确定。但有时会存在着A供应商发票与B供应商入库单结算情况，这些情况如何处理。

就销售而言，一个是如何将销售管理与财务管理进行无缝连接，使销售过程中的单据能够与财务单据完全吻合。同时，还要从财务系统上能够体现出每一笔业务是全额交款、部分交款或全部挂帐，以及如何进行返点核算等问题。此外，不同级别的客户的价格管理，即零售价、批发价、大客户价格和内部配送价的确定和管理。如何对那些具有客户信用度的用户设置赊销额度，并提供相应的额度预警功能。

另外，还有前面提到的库存管理中的一品多名；以及应收应付的返点问题；代销代管的挂帐问题等等。

根据上述需求，用友重庆分公司的工程师提出可以利用麦克医药原有的硬件及网络资源，结合其行业特点，通过用友ERP－U850软件的标准功能替换原有的系统。通过系统的建设，实现业务信息与财务信息的有效整合和及时反馈；加强麦克医药在业务流和财务流方面的管理和监控，使之能够直观、科学、准确、实时地反映经济数据，为公司的经营管理提供决策依据，增强经济效益和提高现代化管理水平。

同时项目组还确定了包括采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、GSP质量管理、应付管理、应收管理、总帐及UFO报表等在内的U850系统项目实施的模块范围。

先过思想"关" 再过技能"关"

项目进入实施阶段后，麦克医药的领导层给予了高度的重视和全力的支持。首先在思想上开始攻"关"。ERP的实施需要得到公司各部门的支持，甚至是全体员工的参与。要想保障项目的顺利实施，就必须先解决"人"的问题。也就是要统一思想，使全体员工明确公司实施ERP的决心。

为此，麦克医药甚至不惜停止业务，将全国各地的销售经理和业务骨干全部调回总部开会学习。会上，总经理明确提出"不换思想就换人"的项目指导方针。这一举动，在员工中产生了极大的触动，也取得明显的效果。在后来的项目实施中，各部分都十分配合，没有出现大的思想问题。

考虑到具体人员，麦克医药在人员的安排上还是做了相应的调整。把一些年纪轻、文化程度高、接受新思想、新技能能力强的人安排到了一些关键岗位上，并首先接受培训。将一些不适应原岗位的员工调到其他岗位上去。通过人员调整，为项目的实施奠定了人的基础。

解决了思想问题，也就为项目的实施扫平了一大块障碍。短短两个月时间，新系统就安装、调试完毕，进入正式运行阶段。为确保新系统的使用，麦克医药还制定了一系列相关制度进行监督，严禁出现业务、财务的帐外循环。

过了思想"关"，接下了还有实际操作的问题。在整个项目进程中，麦克医药不断安排人员穿插着接受用友的培训。而且明确表示，所有员工都必须分期分批地接受培训，人人都要过过操作"关"，而且只有考试通过才能上岗。

听软件的"话"

在ERP项目的实施过程中，大多客户都会根据自己原有的管理模式，提出一些个性化需求，要求软件公司进行的二次开发。在这方面，对信息化有着很深理解的麦克医药却表现出了超乎寻常的"听话"。甚至可以说对用友ERP－U850软件是言听计从。凡是遇到原业务流程、管理体系与用友ERP-U850软件不符的地方，都要求改变原有营销体系来适应用友的系统，从而保证企业流程与信息化系统高度统一。

但在实施过程中，有些员工习惯于原有的流程，对新的系统很难适应，为了确保信息化的进程和新系统的贯彻执行，公司领导做了相应的人员调整，将那些学习能力强、接受新事物比较快的年轻人充实到各个关键岗位。

另外，用友的软件是在长期的项目实施中逐步总结出来的，同时还融入了许多国外先进的管理思想和管理方法。只有完全按照软件的原有思想和方式进行改造，才能真正贯彻用友软件的管理思想，使企业的管理上一个台阶。

成就新的管理

功夫不负有心人。正如麦克医药的老总所想的那样，新系统实施后，麦克医药的管理取得了明显的成效。企业各方面管理水平都有了显著提高。

首先，通过用友ERP－U850系统的实施和应用，企业员工的行为得到了规范，业务运行的效率明显提高。，各种工作的手续更加合理，管理更加专业科学。由于规范了管理，企业在GSP认证的过程中，几乎没有遇到什么障碍就顺利地就通过了。

其次，在工作中大家的分工更加明确，责任更加清晰。同时由于采用了微机管理，工作中的人为失误减少了，而且供应量的各个环节形成了相互制约的关系，堵住了管理的漏洞，同时也杜绝了帐外循环的现象发生，使企业的管理真正步入了科学化、制度化的阶段。

其三，目前麦克医药的信息化建设尚处于企业内部财务及供应链管理改造阶段。但通过内部管理的科学化、制度化，企业的整体实力和管理水平得到了大幅度的提升，这为企业下一步进行网络分销的渠道管理打下了坚实的基础。

麦克医药的老总表示，信息化不仅规范了麦克医药的经营行为，提高了效率。同时，它还为企业打造了一个更高、更新的管理平台，这个平台为企业今后的的长足发展提供了一套更加科学、先进的管理思想和管理模式。在这个新思想、新模式的指导下，我相信，麦克医药的路将越走越宽。

专家点评

在医药经营行业，通过GSP认证是药品经营企业当前的一件大事。谁能够通过谁就有机会继续发展；反之则面临关门倒闭。然而，究竟如何才能尽快达到GSP认证的要求，这里面的一个关键点就是如果使企业的管理更加规范化、制度化、科学化。

麦克医药通过信息化建设，使企业的管理和经营全部纳入了科学的轨道中来，这无疑是值得借鉴的一点。当然，信息化毕竟不是万能"良药"，搞不好也是具有一定的风险的。因此，各个企业还要根据自身的条件和实际情况来判断。但有一点是可以肯点的，那就是一个企业要想得以持续发展，就必须不断成就新的管理，只有这样才能够获得源源不断的前进动力。